Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası

Ayata Halıcılık Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi

Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası

Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası, Ayata Halıcılık Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi (‘’Şirket’’), 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“Kanun”) öngördüğü kişisel verilerin işlenmesine ilişkin genel ilkeler kapsamında; kişisel veri işleme süreçlerine özgü olarak; kişisel verilerin işlenmesi şartları, bu verilerin muhafazası ve güvenliğinin sağlanması, kişisel verilerin aktarılması, işleme şartları ortadan kalkan kişisel verilerin imhası, ilgili kişinin (veri sahibi) kişisel verileri üzerindeki hakları ve bu hakların kullanılması yöntemleriyle ilgili olarak veri sahibinin aydınlatılması amacıyla hazırlanmıştır.

1.    Politikanın Kapsam ve Amacı

İşbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası, Şirket’in;

ü  Kişisel verilerin toplandığı yöntemler ve hukuki sebepleri,

ü  Hangi kişi gruplarının kişisel verilerinin işlendiğini (Veri Sahibi Kategorizasyonu),

ü  Veri sahiplerinin hangi kategoride kişisel verilerinin işlendiği (Veri Kategorileri) ve örnek veri türleri,

ü  İlgili kişisel verilerin hangi amaçlarla kullanıldığı,

ü  Kişisel verilerin güvenliğini sağlamak amacıyla alınan teknik ve idari tedbirleri,

ü  Kişisel verilerin kimlere hangi amaçlarla aktarılabileceği,

ü  Kamu kurum ve kuruluşları ile resmi makamlar ile gerçekleştirilen kişisel veri paylaşımı,

ü  Veri sahiplerinin kendi kişisel verileri üzerindeki haklarının neler olduğunu ve bu hakları nasıl kullanabileceklerini

ayrıntılı olarak belirtmektedir. 

2.    Kişisel Verileri Toplama Yöntemleri ve Hukuki Sebepleri

Şirket, kişisel verileri web sitesi, e-posta, posta, CCTV, çerezler, idari ve adli makamlardan gelen tebligatlar ve sair iletişim kanalları aracılığıyla işitsel, elektronik veya yazılı olarak, KVK Kanunu’nunda belirtilen kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak ve işbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nda belirtilen hukuki sebepler doğrultusunda toplamaktadır. Bu hukuki sebepler; Müşteri, taşeron ve tedarikçilerle akdedilen sözleşmelere ilişkin olarak; sözleşmenin kurulması ve ifası, Şirket’in ilgili kişisel veri işleme sürecinin kanundan kaynaklanması, Şirket’in hukuki yükümlülüklerinin yerine getirilmesi, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması ve istisnai hallerde meşru menfaat olmaktadır.

3.    Veri Sahibi Kategorizasyonu

Şirket, kişisel verilerini işlediği veri sahiplerini aşağıdaki şekilde gruplamaktadır:

          i.          Müşteri (Müşteri Çalışanı, Müşteri Temsilcisi),

        ii.          Ziyaretçi,

      iii.          Çevrimiçi Ziyaretçi,

      iv.          İş Ortağı/Tedarikçi Çalışanı, Tedarikçi Yetkilisi

        v.          Taşeron Çalışanı

 

4.    Veri Kategorileri ve Örnek Veri Türleri

 

No

Veri Sahibi

Veri Kategorisi

Veri Türleri

1.

Müşteri (Müşteri Çalışanı, Müşteri Temsilcisi)

 

Kimlik Bilgisi

Ad-Soyad, TC Kimlik Numarası

İletişim Bilgisi

Adres, E-posta, Telefon / Cep Telefonu

Finansal Bilgi

Banka Hesap Bilgileri, IBAN Numarası, Ödeme Bilgileri

Müşteri Bilgisi

Müşteri Numarası

Kurumsal Kimlik Bilgisi

Unvan, Firma Adı

Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi

İmza sirküleri, imza

Fiziksel Mekan Güvenliği

CCTV

 

2.

Ziyaretçi

Kimlik Bilgisi

Ad-Soyad

Kurumsal Kimlik Bilgisi

Firma Adı

İletişim Bilgisi

Telefon / Cep Telefonu

Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi

İmza

Fiziksel Mekan Güvenliği

Araç Plakası, CCTV

 

3.

Çevrimiçi Ziyaretçi

Kimlik Bilgisi

Ad-Soyad

İşlem Güvenliği Bilgisi

Kullanıcı adı, IP Adresi ve trafik bilgisi kapsamına giren diğer veriler

İletişim Bilgisi

E-posta adresi, telefon numarası

 

4.

 

 

İş Ortağı/Tedarikçi Çalışanı, Tedarikçi Yetkilisi

Kimlik Bilgisi

Ad-Soyad, TC Kimlik Numarası

Kurumsal Kimlik Bilgisi

Unvan, Firma Adı

İletişim Bilgisi

Adres, E-posta, Telefon / Cep Telefonu

Finansal Bilgi

Banka Hesap Bilgileri, IBAN Numarası, Ödeme Bilgileri

Özlük Bilgisi

CV bilgileri

Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi

İmza Sirküleri, imza

Fiziksel Mekan Güvenliği

CCTV

 

5.

 

 

Taşeron/Alt İşveren Çalışanı /Yetkilisi

 

Kimlik Bilgisi

Ad-Soyad, TC Kimlik Numarası, Doğum Tarihi, Doğum Yeri

İletişim Bilgisi

Adres, E-posta, Telefon / Cep Telefonu

Finansal Bilgi

Banka Hesap Bilgileri, IBAN Numarası, Ödeme Bilgileri

Kurumsal Kimlik Bilgisi

Unvan, Firma Adı

Özlük Bilgisi

İşe Giriş Bildirgesi, SGK Hizmet Dökümü, CV Bilgileri, Bordro Bilgileri

Mesleki Deneyim Bilgisi

Aldığı Eğitimler

Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi

İmza Sirküleri

Özel Nitelikli Kişisel Veri

Sağlık Bilgisi, Sabıka Kaydı

Fiziksel Mekan Güvenliği

Araç Plakası, CCTV

 

5.    Kişisel Verilerin Hangi Amaçlarla Kullanıldığı

Kişisel veriler, Şirket tarafından aşağıdaki amaçlar ile kullanılmaktadır;

·      Şirket Tarafından Yürütülen Ticari Faaliyetlerin Gerçekleştirilmesi İçin İlgili İş Birimleri Tarafından Gerekli Çalışmaların Yapılması ve Buna Bağlı İş Süreçlerinin Yürütülmesi

·      İş Faaliyetlerinin Etkinlik/Verimlilik ve/veya Yerindelik Analizlerinin Gerçekleştirilmesi Faaliyetlerinin Planlanması ve/veya İcrası

·      İş Sürekliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Planlanması ve/veya İcrası

·      Lojistik Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası

·      Kurumsal İletişim Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası

·      Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Planlanması ve İcrası

·      Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Planlanması, Denetimi ve İcrası

·      Bilgi Teknolojileri Alt Yapısının Oluşturulması ve Yönetilmesi

·      Şirket Finans ve Muhasebe İşlerinin Takibi

·      Şirket Operasyon Süreçlerinin Planlanması ve İcrası

·      Şirket Dışı ve İçi Eğitim Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası

·      Stratejik Planlama Faaliyetlerinin İcrası

·      İş Ortakları ve/veya Tedarikçilerle Olan İlişkilerin Yönetimi

·      Sözleşme Süreçlerinin ve/veya Hukuki Taleplerin Takibi

·      Ürün ve/veya Hizmetlerin Satış Süreçlerinin Planlanması ve İcrası

·      Satış Sonrası Destek Hizmetleri Aktivitelerinin Planlanması ve/veya İcrası

·      Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Planlanması ve İcrası

·      Müşteri Talep ve/veya Şikayetlerinin Takibi

·      Müşteri Memnuniyeti Aktivitelerinin Planlanması ve/veya İcrası

·      Ürün ve Hizmetlerin Satış ve Pazarlaması İçin Pazar Araştırması Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası

·      Ürün ve/veya Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Planlanması ve İcrası

·      Hukuk İşlerinin Takibi ve Hukuki Sorumlulukların Yerine Getirilmesi

·      Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi

·      Yetkili Kuruluşlara Mevzuattan Kaynaklı Bilgi Verilmesi

·      Şirket Faaliyetlerinin Şirket Prosedürleri ve/veya İlgili Mevzuata Uygun Olarak Yürütülmesinin Temini İçin Gerekli Operasyonel Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası

·      Şirket Denetim Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası

·      Şirketin Sunduğu Ürün veya Hizmetlerden En Yüksek Faydanın Elde Edilmesi İçin İlgili Süreçlerin Planlanması ve İcrası

·      Şirket Yerleşkeleri ve/veya Tesislerinin Güvenliğinin Temini

·      Şirket Operasyonlarının Güvenliğinin Temini

·      Şirket Yerleşkelerinin ve Taşınırlarının Temini

·      Şirket Demirbaşlarının ve/veya Kaynaklarının Güvenliğinin Temini

·      Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması

 

6.    Kişisel Verilerin Güvenliğini Sağlamak Amacıyla Alınan Teknik ve İdari Tedbirler

Şirket, kişisel verilerinizin gizliliği, bütünlüğü ve güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik ve idari her türlü tedbiri almayı ve gerekli özeni göstermeyi taahhüt etmektedir. Bu kapsamda, kişisel verilerin hatalı kullanımını, hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere yetkisiz erişimi, verilerin ifşa edilmesini, değiştirilmesini veya imha edilmesini engellemek için gerekli önlemleri alır.

Şirket, işlediği kişisel verilere hukuka aykırı erişimin engellenmesi, bu verilerin hukuka aykırı işlenmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin muhafazasının sağlanmasına ilişkin olarak aşağıdaki teknik ve idari tedbirleri almaktadır:

·      Anti-Virüs

Şirket’in bilgi teknolojileri altyapısında bulunan tüm PC ve Sunucularda periyodik olarak güncellenen anti-virüs uygulaması yüklüdür.

·      Firewall

Şirket sunucularını barındıran Data Center ve Felaket Kurtarma Merkezleri periyodik olarak güncellenen yazılım yüklü firewalllarca korunmakta olup, ilgili yeni nesil firewalllar tüm personellerin internet bağlantılarını kontrol etmekte ve bu kontrol sırasında virüs ve benzeri tehditlere karşı koruma sağlamaktadır.

·      Kullanıcı Tanımlamaları ve Need to Know

Şirket çalışanlarının sistemlere olan yetkileri sadece iş tanımları ile gerekli olduğu ölçüde sınırlandırılmış olup, herhangi bir yetki ve görev değişikliği söz konusu olması durumunda sistemsel yetkileri de ivedi olarak güncellenmektedir. 

·      Clean Table & Clean Desk

Şirket kuralları uyarınca çalışanlar “clean table & clean desk” prensibine uymakla yükümlüdür.

·      Diğer

Kişisel verilerin alındığı web sitesindeki tüm alanlar SSL ile korur.

Kişisel verilerin doğrudan paylaşımına gerek olmayan tüm hallerde takma adlı veri (Pseudonymization) yöntemini kullanır.

Kağıt ortamdaki kişisel verilerin mutlaka kilitli dolaplarda muhafaza edilmesini ve sadece yetkili kişiler tarafından erişilmesini sağlar.

Hizmet alınan üçüncü taraflara ait çerezler aracılığıyla işlenen kişisel veriler, üyelik sona erdiği takdirde üçüncü taraflara ait sistemlerden silinmektedir.

Şirket’in gerekli bilgi güvenliği önlemlerini almasına karşın, Şirket tarafından işletilen platformlara veya Şirket sistemine yapılan saldırılar sonucunda kişisel verilerin zarar görmesi veya yetkisiz üçüncü kişilerin eline geçmesi durumunda, Şirket bu durumu derhal ve en geç 72 saat içinde veri sahiplerine ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na bildirir ve gerekli önlemleri alır.

7.    Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

Şirket, kişisel verileri yalnızca işbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nda belirtilen amaçlar doğrultusunda ve Kanun’un 8. Maddesine uygun olarak yurt içindeki üçüncü kişilere aktarmaktadır.

Üçüncü kişilerden alınan hizmetin içeriği ve kapsamına bağlı olarak; veri sahibi kişisel verilerinin aktarımına gerek olmayan tüm hallerde Pseudonymous data (takma adlı veri) kullanılarak aktarım yapılmaktadır.

Yukarıda belirttiğimiz yurt içi aktarıma konu kişisel veriler, güvenliklerini sağlayacak teknik tedbirlerin yanı sıra; hukuki ilişkinin karşı tarafının veri sorumlusu veya veri işleyen olması dikkate alınarak sözleşmelerimizde yer verilen Kanun uyumlu hükümler sayesinde hukuksal olarak da korunmaktadır.

No

Veri Sahibi

Kişisel Veriler Kiminle ve Hangi Amaçla Paylaşılıyor?

1.

Müşteri (Müşteri Çalışanı, Müşteri Temsilcisi)

 

Sözleşmelerin incelenmesi, yasal işlemlerin takibi amacıyla avukatlarla paylaşılması; Şirket denetimleri sırasında denetim kapsamında ilgili verilerin denetçi firmalar ile paylaşılması, barındırma hizmeti kapsamında tedarikçilerle paylaşılması gibi süreçler söz konusudur. 

2.

İş Ortağı/Tedarikçi Çalışanı, Tedarikçi Yetkilisi

Sözleşmelerin incelenmesi, yasal işlemlerin takibi amacıyla avukatlarla paylaşılması; Mevzuatta ve tedarikçi ile akdedilen sözleşmelerde öngörülen yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve Şirket denetimleri sırasında denetim kapsamında ilgili verilerin denetçi firmalar ile paylaşılması gibi süreçler söz konusudur.

3.

Ziyaretçi/Çevrimiçi Ziyaretçi

Log kayıtlarının altyapıyı sağlayan internet hizmet sağlayıcı ile paylaşılması ve Şirket denetimleri sırasında denetim kapsamında ilgili verilerin denetçi firmalar ile paylaşılması gibi süreçler söz konusudur.

4.

Taşeron/Alt İşveren Çalışanı /Yetkilisi

 

İş kazası halinde gerekli tedavinin yapılması amacıyla sağlık kurumları ile paylaşılması; iş sağlığı ve güvenliği mevzuatı kapsamında müşteriler ile paylaşılması, yasal işlemlerin takibi amacıyla avukatlarla paylaşılması; servis hizmetinin sunulması amacıyla tedarikçilerle paylaşılması gibi süreçler söz konusudur.

 

8.    Kamu Kurum ve Kuruluşları ile Resmi Makamlar ile Gerçekleştirilen Kişisel Veri Paylaşımı

No

Veri Sahibi

Kişisel Veriler Kiminle ve Hangi Amaçla Paylaşılıyor?

1.

Müşteri (Müşteri Çalışanı, Müşteri Temsilcisi)

 

Muhasebe tarafından yapılması gereken yasal bildirimlerin gerçekleştirilmesi amacıyla ilgili kamu kurumları ile kişisel verilerin paylaşılması; Mevzuatta ve müşteri ile akdedilen sözleşmelerde öngörülen yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla mevzuat kapsamında resmi kişi, kurum ve kuruluşlarla paylaşılması ve yasal işlemlerin takip edilmesi amacıyla resmi kişi, kurum ve kuruluşlarla paylaşılması gibi süreçler söz konusudur.

2.

Ziyaretçi / Çevrimiçi Ziyaretçi

Log kayıtlarının resmi kurumlar ile paylaşılması; kamera kayıtlarının talep edilmesi durumunda savcılık ve mahkeme gibi resmi kurumlar ile paylaşılması gibi süreçler söz konusudur.

3.

İş Ortağı/Tedarikçi Çalışanı, Tedarikçi Yetkilisi

Muhasebe tarafından yapılması gereken yasal bildirimlerin gerçekleştirilmesi amacıyla ilgili kamu kurumları ile kişisel verilerin paylaşılması; Vergi denetimleri sırasında fatura ve tahsilat makbuzlarının Maliye Bakanlığı temsilcileri ile paylaşılması; Mevcut ticari ilişkiden kaynaklı ödeme yükümlülüğünün yerine getirilebilmesi amacıyla finansal verilerin banka ile paylaşılması; ve Mevzuatta ve tedarikçi ile akdedilen sözleşmelerde öngörülen yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla resmi kişi, kurum ve kuruluşlarla paylaşılması gibi süreçler söz konusudur.

4.

Taşeron/Alt İşveren Çalışanı /Yetkilisi

Kamera kayıtlarının talep edilmesi durumunda savcılık ve mahkeme gibi resmi kurumlar ile paylaşılması gibi süreçler söz konusudur.

 

9.     Veri Sahiplerinin Kişisel Verileri Üzerindeki Haklarının Neler Olduğunu ve Bu Hakları Nasıl Kullanabilecekleri

Veri sahiplerinin Kanun Madde 11 uyarınca sahip olduğu haklar aşağıda belirtilmiştir:

(1)   Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

(2)   Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

(3)   Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

(4)   Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

(5)   Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,

(6)   KVK Kanunu 7. maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

(7)   (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

(8)   İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

(9)   Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi belirtmek ve kişisel verileriniz üzerindeki haklarınızı kullanmak amacıyla; ayataceydam@gmail.com adresi üzerinden iletişime geçebilir veya https://www.almoss.com.tr adresinde yer alan başvuru formunda yer alan yöntemlerden birini kullanarak bizimle irtibata geçebilirsiniz. Belirtilen yöntemlerle taleplerinizi bize iletmeniz durumunda, Şirket talebinizin niteliğine göre talebi en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır.

10.  Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nda Yapılacak Değişiklikler

Şirket, işbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nda her zaman değişiklik yapabilir. Bu değişiklikler, değiştirilmiş yeni Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nın yayınlanmasıyla birlikte derhal geçerlilik kazanır. İşbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’ndaki değişikliklerden haberdar olmanız için, sizlere gerekli bilgilendirme uygun kanallardan yapılacaktır.

 

 

 

Tüm Sayfalar